Pequeñas y medianas empresas pueden potenciar sus negocios si usan Software Libre

Con encuestas a unas cuarenta pequeñas y medianas empresas madereras, acuícolas y agrícolas/frutícolas para detectar cómo están en cuanto a uso de tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) partió un proyecto para ayudar a estas empresas a mejorar sus procesos productivos, labores administrativas y la gestión en general usando el llamado Software Libre. Algunas MIPYMES extranjeras han desarrollado enormemente sus negocios con el uso del Software Libre.

El informe final sobre cómo el Software Libre podría aumentar y mejorar el uso de las TICs por las MIPYMES fue presentado el 17 de abril de 2007 al comité directivo del proyecto compuesto por representantes del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), la SOFOFA, la CORFO y el Ministerio de Economía.

El Gobierno del Japón, a través del Fondo Temático de Tecnología de la Información administrado por el PNUD, está aportando los US$350.000 que cuesta el proyecto.

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Resumen Ejecutivo del Informe

Las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) han sido ampliamente usadas en instituciones de diversa índole, para mejorar sus procesos productivos, labores administrativas y la gestión en general. Sin embargo, por razones de costos, en la mayoría de los casos las TICs son sólo para un segmento muy particular de organizaciones, es decir, para aquellas que pueden solventar las fuertes inversiones que demanda la adquisición, implantación o incluso el desarrollo de una solución tecnológica.

Por lo anterior, pareciera ser casi imposible que una micro, pequeña o mediana empresa (MIPYME) pudiese acceder a las bondades de las TICs. Sin embargo, en la última década, se ha producido movimiento muy importante en el ámbito del desarrollo de software, que podría transformarse en una solución real para las MIPYMEs de cara a la adopción de TICs en su devenir diario. Se trata del Software Libre (Open Source), el cual puede ser definido como cualquier programa cuyo código fuente fue escrito con la intención declarada de dejarlo
disponible para ser usado, y eventualmente modificado, por terceros. El Software libre es usualmente desarrollado como una colaboración pública entre varios programadores y puesto a disposición de la comunidad en forma gratuita.

El presente informe detalla las distintas etapas involucradas en el estudio de factibilidad del uso de soluciones de Software Libre en la operación diaria de las MIPYMEs nacionales, específicamente en los sectores Acuícola (no extractiva), Forestal y Frutícola. En una primera etapa, se seleccionó un conjunto de MIPYMEs de los sectores antes mencionados, correspondientes a las regiones IV, VI, VII, VIII, IX y Metropolitana.

A continuación se preparó y aplicó una encuesta al conjunto de empresas seleccionadas. La encuesta estuvo dirigida a obtener un catastro genérico y sectorial de la realidad tecnológica de las MIPYMEs. Su aplicación fue realizada en terreno, a través de reuniones con las personas a cargo de cada MIPYME y también por vía telefónica.

Durante las visitas a terreno, se recaudó información adicional a la encuesta, la cual permitió modelar los procesos de negocio críticos existentes en cada empresa, con lo cual se obtuvo un modelo genérico por sector, que da cuenta de cuáles son los procesos de negocio que se podrían ver más beneficiados por la adopción de las herramientas de Software Libre.

Paralelamente, se realizó un catastro de las herramientas de Software Libre existentes a nivel nacional e internacional, con posibilidad de ser aplicada como solución tecnológica para las MIPYMEs bajo estudio. Con esta información, se analizó en qué medida las herramientas de Software Libre podrían mejorar la operación diaria de las MIPYMEs a través de la incorporación de TICs. En ese contexto, el análisis se realizó en dos ámbitos: infraestructura tecnológica y
soluciones de negocio.

En infraestructura tecnológica, la idea central es establecer cuál debería ser el conjunto de funcionalidades esenciales que deberían proveer las aplicaciones de software para soportar la administración básica de la empresa (servicios de mensajería, correo electrónico, procesadores de texto, planillas de cálculo, etc.) Posteriormente, se revisó si existían herramientas de Software Libre con la funcionalidad requerida, estableciéndose criterios de selección basados en facilidad en uso y aprendizaje por parte del usuario, disponibilidad de soporte técnico y capacidad para migrar datos en otros formatos. Lo anterior permitió elaborar un ranking que da cuenta del grado de factibilidad de adoptar una herramienta de Software Libre como parte de la infraestructura tecnológica de una MIPYME.

En soluciones de negocio, dado que cada sector y empresa tiene requerimientos de información distintos, se analizó la capacidad de adaptación (modificación del código fuente) de las herramientas de Software Libre a la realidad de cada proceso identificado como crítico. Por lo particular de algunos procesos, hay casos donde no existen herramientas de Software Libres que se puedan aplicar, y en otro extremo, con muy pocas modificaciones, una herramienta se puede transformar en la solución tecnológica para un proceso.
El análisis anterior permitió crear un plan genérico de implantación de herramientas de Software Libre por sector, el cual dentro de sus principales puntos considera el levantamiento de requerimientos funcionales, a través de consultas a los usuarios, la selección de la herramienta mayor grado de adaptación a los requerimientos, su posterior implantación, la automatización y apoyo a los procesos críticos de las MIPYMEs, la capacitación de los usuarios
y el soporte de la herramienta.

Las herramientas de Software Libre pueden transformarse en la solución tecnológica para las MIPYMEs. Sin embargo hay que considerar que su adopción depende de varios factores, entre los cuales se cuentan la disponibilidad de soluciones de negocios, capacidad de adaptación a las necesidades y requisitos locales, con niveles de funcionalidad, comunidad y robustez adecuada, facilidad en el uso y aprendizaje por parte del usuario y soporte técnico.

Dado que no existe una metodología que muestre en detalle cómo realizar un proyecto de implantación de herramientas de Software Libre en las MIPYMEs nacionales, se recomienda la realización de un piloto, el cual es descrito en forma detallada dentro del presente informe.

Este piloto permitirá la implantación gradual de las herramientas de Software libre seleccionadas, su adaptación a los procesos de negocio de la empresa, el entrenamiento paulatino de los usuarios, la migración de los datos desde las plataformas precedentes, incluso si estás no existían y todo se manejaba en papeles, la formalización de las buenas prácticas en su uso y adaptación y lo que es más importante, la generación de un nuevo conocimiento sobre cómo se debe implementar un proyecto de esta naturaleza en una MIPYME.